Tietosuojaseloste


TIETOSUOJASELOSTE
Laatimispäivä 10.3.2020
Henkilötietolaki (523/99) 10§ ja 24§ EU:n yleinen tietosuoja-asetus
REKISTERINPITÄJÄ
Ihoklinikka Oiva
Tilkantori 6
00300 Helsinki
p. 050-466 0878
Y-tunnus: 2279893-0

REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Erja Nalli-Taipalus
Puh. 050-466 0878
[email protected]
REKISTERIN NIMI
Asiakasrekisteri

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
Timma asiakasrekisterin käyttötarkoitus on Timma-palvelun asiakasrekisterin luominen ja käyttäminen asiakkaiden palvelemiseksi sekä asiakkaiden ajanvarausten arkistointi ja välittäminen Ihoklinikka Oivalle.
Tietoja voidaan käyttää myös Timma-palvelun toiminnan kehittämiseen ja anonyymisti tilastollisiin tarkoituksiin.
Ihoklinikka Oivan asiakasrekisteriä käytetään asiakkaiden tavoittamiseen tarvittaessa. Asiakasrekisteriä voidaan käyttää myös markkinointiin, mikäli käyttäjä on antanut siihen luvan.

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Timma-palvelun asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot asiakkaasta:
– nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
– tiedot palvelun kautta tehdyistä ajanvarauksista

Ihoklinikka Oivan asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot asiakkaasta:
– nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
– yleisluontoinen kuvaus asiakkaan ihonhoitotottumuksista
– tiedot asiakkaalle tehdyistä hoidoista
– tiedot asiakkaan ostamista ihonhoitotuotteista
– suostumus / kieltäytyminen saada suoramarkkinointia


SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
–Timma-palvelun asiakasrekisterin tiedot saadaan asiakkaalta itseltään ajanvarauksen ja/tai rekisteröitymisen yhteydessä
– Ihoklinikka Oivan asiakasrekisteritiedot saadaan asiakkaalta itseltään hoitokäynnin yhteydessä.
Ihoklinikka Oiva, Tilkantori 6 LH3, 00300 Helsinki, toimii rekisterinpitäjänä ja käsittelee henkilötietojasi tässä tietosuojaselosteessa asetetuissa tarkoituksissa.
Timma ( c/o Heikki Korhonen, Lapinlahdenkatu 16, 00180 Helsinki) käsittelee henkilötietoja Ihoklinikka Oivan puolesta sekä toimii henkilötietojen käsittelijänä.
Timman tulee käsitellä henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen sekä soveltuvien tietosuojalakien mukaisesti.

Henkilötietojasi käsitellään:
• Niiden henkilötietojen keräämiseksi (nimi, osoite, sähköposti, yhteysnumero, syntymäaika), jotka vaaditaan sopimukseen sitoutumiseen palvelun tai tuotteen myymiseksi.
• Viestinnän välittämiseksi sinulle, sisältäen ajanvarausten vahvistukset ja niitä koskevat muistutukset sekä varauksesi muuttamista tai peruuttamista koskevat pyynnöt.
• Terveydellisten tietojen keräämiseksi, jotta palvelut voidaan suorittaa asianmukaisesti sekä niiden tuotteiden ja palveluiden alueiden korostamiseksi, jotka voivat mahdollisesti aiheuttaa asiakkaille terveydellisiä ongelmia.
• Turvallisen palvelun turvaamiseksi sekä alan standardien mukaisten neuvojen tarjoamiseksi.
• Relevanttien tarjousten, mainosten ja tietojen valitsemiseksi sinulle.
• Asiakasmäärämme arvioimiseksi.
• Lain vaatimien tai oikeudelliseen prosessiin reagoimiseen tarvittavien henkilötietojen säilyttämiseksi.
• Vakuutustarkoituksissa säilyttämiseksi.
• Asiakasrekisterien säilyttämiseksi.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja peruste
Ihoklinikka Oiva suhtautuu yksityisyyteesi vakavasti, emmekä koskaan myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Henkilötietojasi jaetaan ja suoramarkkinointia suoritetaan vain nimenomaisen suostumuksesi nojalla, jonka voit perua milloin tahansa.
Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme tuotteitamme, palveluitamme ja hoitojamme sekä täyttääksemme kaupalliset ja oikeudelliset velvoitteemme. Emme koskaan kerää sinusta henkilötietoja, joita emme tarvitse tai säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen tässä selosteessa määriteltyjen tarkoitusten johdosta.
Pyytäessämme sinulta arkaluonteisia henkilötietoja (esim. terveydentilaasi liittyviä tietoja), syy pyynnölle ilmoitetaan selkeästi yhdessä käsittelyn tarkoitusten kanssa. Nimenomainen ja allekirjoitettu suostumuksesi on aina edellytys suorittamallemme terveystietojesi keräämiselle ja käsittelemiselle.
Timma-palvelun asiakasrekisterin henkilötietoja luovutetaan ajanvarauksen yhteydessä Ihoklinikka Oivalle tai Ihoklinikka Oivan tiedustellessa rekisteröityneen henkilön ajanvaraukseen liittyviä tietoja esimerkiksi epäselvissä tapauksissa. Tietoja ei luovuteta muille kuin Ihoklinikka oivalle sen ja rekisteröityneen välisen sopimuksen täyttämisen vuoksi. Ihoklinikka Oivan asiakasrekisterin tietoja ei luovuta kolmansille osapuolille.

Oikeutesi tietojen kohteena
Mikäli henkilötietojasi on Ihoklinikka Oivan hallussa, sinulla on tiettyjä niihin liittyviä oikeuksia. Kun olet antanut meille suostumuksesi yhteydenottoihimme osana markkinointipalveluitamme, voit muuttaa suostumustasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa käyttämällä kaiken suoramarkkinointimme yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta tai ottamalla yhteyttä I tietosuojavastaavaan.

Sinulla on myös oikeus:
• Ennen tietojen keräämistä saada tieto siitä, kuinka henkilötietojasi käsitellään
• Saada pääsy henkilötietoihisi sekä tietojen keräämisen jälkeen tieto siitä, miten tietojasi käytetään.
• Vaatia henkilötietojesi korjaamista, mikäli ne ovat virheellisiä, epätäydellisiä, epätarkkoja tai vanhentuneita.
• Vaatia henkilötietojesi poistamista, kun käsittelyn jatkamiselle ei ole pakottavaa syytä.
• Vaatia käsittelyn rajoittamista, henkilötietojesi käsittelyn estämiseksi
• Saada henkilötietosi siirrettyä, kopioitua tai siirrettyä salongilta Ihoklinikka Oivan toiselle organisaatiolle helposti luettavassa muodossa.
• Vastustaa suoramarkkinointia

Kerättyjen henkilötietojen erityiskategoriat
Monissa suostumuslomakkeissamme kysytään terveyskysymyksiä, jotta voimme korostaa hoitoja, joilla voi mahdollisesti olla haitallisia vaikutuksia terveydellesi johtuen ottamastasi lääkityksestä tai terveydentilastasi. Ihoklinikka Oiva pyytää aina suostumustasi ennen tällaisten tietojen keräämistä ja käsittelemistä. Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, ottaen kuitenkin huomioon oikeudelliset, vakuutusliitännäiset sekä sopimusvelvoitteista johtuvat rajoitukset (katso lisää kohdasta ”oikeutesi tietojen kohteena”). Yksityisyytesi on meille erittäin tärkeää ja käytämme tällaisia tietoja ainoastaan sen määrittämiseen, onko tietty hoito sinulle sopiva.

Keräämismenettely
Henkilötietojasi kerätään antaessasi niitä meille Timma -ohjelman, verkkosivujemme tai sosiaalisen median kautta, puhelimitse, sähköpostitse, kirjallisesti, Ihoklinikka Oivan liikkeessä tai millä tahansa muulla tavalla. Tiedot säilytetään käyttämällä Timma -ohjelmistoalustaa. Osittain käytetään myös paperisia rekistereitä.
Ihoklinikka Oiva antaa sinulle pääsyn tiliäsi ja varauksiasi koskeviin tietoihin Timma -ohjelman kautta sanottujen tietojen katselu- ja päivittämistarkoituksessa.

Lasten yksityisyys
Ihoklinikka Oiva ei kerää alle 16-vuotiaiden lasten henkilötietoja ilman vanhemman tai huoltajan suostumusta. Mikäli uskot, että meillä on hallussamme alle 16-vuotiasta lasta koskevia tietoja, olethan yhteydessä meihin. Mikäli emme kykene saamaan asianmukaista vanhemman tai huoltajan suostumusta välittömästi, poistamme tällaiset tiedot.

Tietojen jakaminen
Henkilötietojasi jaetaan ainoastaan Timman edustajien kanssa ainoastaan siinä tapauksessa, että Ihoklinikka Oiva tarvitsee asiakastukea tai vian etsintää. Ihoklinikka Oiva ei jaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa ilman etukäteistä suostumustasi, ellei kyseessä ole tässä tietosuojaselosteessa jo määritelty kolmas osapuoli taikka kun jakamista vaaditaan meiltä osana soveltuvien tietosuojalakien mukaisia oikeudellisia velvoitteitamme.

Henkilötietojen käsittelijöiden käyttäminen
Henkilötietojen käsittelijät ovat kolmansia osapuolia, jotka tarjoavat meille tiettyjä palvelumme osia. Kun käytämme kolmatta osapuolta, olemme sopimuksin asettaneet tiukat ehdot, jotka säätelevät henkilötietojesi käsittelyä eikä mitään toimia voida suorittaa ilman ohjeistusta meiltä. Kolmannet osapuolet, joiden kanssa työskentelemme, eivät koskaan jaa tai julkista henkilötietojasi ja säilyttävät niitä aina turvallisesti.

Timma
Ihoklinikka Oiva käyttää Timman tarjoamaa ohjelmistoa ajanvarausten hallintaan, asiakkuuksienhallintaan ja markkinointiin.
Timman tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa: https://timma.fi/privacy

Kuinka pitkään säilytämme tietojasi?
Ihoklinikka Oiva säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi sinulle asiakkaanamme. Ihoklinikka Oiva on verolakien mukaan velvollinen säilyttämään henkilötietojasi vähintään 7 vuotta. Terveys- ja turvarekistereitä säilytetään 10 vuotta. Mikäli olet antanut meille markkinointitarkoituksia koskevan suostumuksesi, säilytämme tarvittuja vähimmäistietoja siihen asti, kun ilmoitat meille, ettet enää halua vastaanottaa tällaisia ilmoituksia.

Edellytykset, joiden nojalla voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä sisältävät:
• Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli meillä on oikeudellinen peruste tai velvollisuus taikka se on oikeutetun etumme mukaista.
• Voimme jatkaa henkilötietojesi käsittelyä, kun se on tarpeen oikeudellisten vaatimusten todentamiseksi tai toteuttamiseksi taikka niiltä puolustautumiseksi.

Henkilötietojen siirrot

Tietojasi käsitellään Timma -ohjelman toimesta. Timma käyttää Palvelunsa tuottamiseen alihankkijoita, jotka ovat tietosuojalainsäädännön näkökulmasta ns. henkilötietojen käsittelijöitä. Timma voi julkaista verkkosivuillaan lisää tietoa tietosuojakäytännöistään ja asiakas voi myös olla Timmaan yhteydessä tietosuojaa koskevien kysymysten osalta.
Asiakas suostuu, että hänen henkilötietoja saadaan Timma-palvelun kautta siirtää kolmansille tietojenkäsittelijöille, edellyttäen kuitenkin, että henkilötietojen siirto on toteutettu EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Edellä sanottu sisältää oikeuden siirtää henkilötietoja kolmanteen maahan Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, edellyttäen kuitenkin, että tietojen siirtoon on kaikilta osin noudatettu EU:n tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Seuraamukset, mikäli et luovuta henkilötietojasi salongille Ihoklinikka Oiva

Mikäli haluat ostaa tuotteen tai palvelun Ihoklinikka Oivalta tiettyjä henkilötietoja vaaditaan sopimuksen solmimiseksi. Ihoklinikka Oiva ei voi sitoutua tuotteen tai palvelun ostamista koskevaan sopimukseen kanssasi, mikäli et anna henkilötietojasi.

Kuten tässä tietosuojaselosteessa on todettu, käsittelemme henkilötietojasi noudattaaksemme oikeudellisia ja lakimääräisiä velvollisuuksiamme sekä sopimusten täyttämiseksi. Sinulla on aina mahdollisuus kieltäytyä luovuttamasta henkilötietoja, mutta tällöin emme voi tarjota sinulle tiettyjä tuotteita, palveluita tai hoitoja.

Henkilötietojesi suojaaminen

Asianmukaiset toimenpiteet suoritetaan henkilötietojesi suojaamiseksi organisaation sisäiseltä tai ulkoiselta luvattomalta tai asiattomalta pääsyltä. Yhteytesi Timma järjestelmään käyttää HTTPS tiedonsiirtoprotokollaa sekä TSL suojausta. Tämä tarkoittaa, että kaikki Timma-järjestelmään siirretyt tiedot salataan tietojen syötön ja pilvipalveluun siirtämisen aikana. Paperisia dokumentteja, jotka sisältävät henkilötietoja, säilytetään lukitussa arkistointikaapissa tai kassakaapissa, joihin on pääsy ainoastaan yrityksen valtuutetulla henkilökunnalla. Työntekijöille annetaan ainoastaan rajatut pääsyoikeudet ja he voivat vierailla yrityksen ohjelmistossa ainoastaan yrityksen johdon antamalla PIN-koodilla.

Valitukset

Mikäli haluat tehdä valituksen liittyen tapaan, jolla henkilötietojasi on kerätty tai käsitelty Ihoklinikka Oivan (tai Ihoklinikka Oivan käyttämien kolmansien osapuolien) toimesta taikka et ole tyytyväinen valituksen käsittelyyn, sinulla on oikeus tehdä valitus suoraan valvontaviranomaiselle ja Ihoklinikka Oiva sekä Ihoklinikka Oivan rekisteriasioista vastaavaan henkilöön

REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ
Erja Nalli-Taipalus
p. 050-466 0878
[email protected]

TARKASTUSOIKEUS
Käyttäjällä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti pääsääntöisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Timma-palvelun ja Ihoklinikka Oivan asiakasrekisteriin on hänestä talletettu. Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää poistamaan häntä koskevat tiedot em. rekistereistä sekä pyytää poistamaan hänet suoramarkkinoinnin piiristä. Rekisterin tarkastus- tai poistopyynnön voi esittää henkilöllisyystodistusta vastaan osoitteessa Ihoklinikka Oiva, Tilkantori 6 LH3, 00300 Helsinki.